Consejos para organizar un evento exitoso
Puede llegar a ser abrumador organizar eventos de gran escala, son varios los detalles que se tienen que tomar a consideración, que van desde escoger el destino adecuado hasta los alimentos que se darán durante el evento; es necesario realizar estrategias y contar con una buena planeación.
Así que nos dimos a la tarea de investigar cuales son los pasos para organizar un evento exitoso, con la ayuda de David Tarrab, Director General de T&C, te diremos que es lo que se necesita para organizar un evento exitoso:
David Tarrab, Director General de T & C
1.- Escucha a tu cliente: es de vital importancia poner atención a ¿qué es lo que realmente quiere comunicar el cliente?. Realiza preguntas específicas para saber realmente que es lo que necesita. De esta forma podrás enfocarte en los mejores elementos para él que pueden ser desde el recinto, los oradores, hasta la manera en como va estar vestida la transportación terrestre y el recibimiento de los huéspedes.
2.- Necesitas rodearte de un buen equipo multidisciplinario y responsable, para que cada uno se encargue de tareas y responsabilidades específicas. Busca que todos tus coordinadores del proyecto sean profesionales y estén en continúa capacitación para que conozcan y sepan asesorar a los clientes, y así en base a sus necesidades, se pueda ofrecer lo más adecuado para ellos.
3.- Realiza el presupuesto: Tienes que incluir todos los gastos posibles, el aporte que harán los patrocinadores y los gastos para cubrir algún imprevisto. Es necesario llevar un orden de tus gastos para que al final no te quedes endeudado. Tienes que ser realista con tu presupuesto.
4.- Calendariza todas las acciones que vas a realizar para organizar el evento, establece el plazo de cada actividad y regístralos.
5.- Escoge muy bien quienes van a ser tus proveedores, tienen que ser de calidad e ir acorde al segmento de negocios al que te vas a enfocar ( corporativos, gobierno o asociaciones).
6.- Cuando pienses en estrategias, tienes que pensar en ser innovador, creativo, utiliza nuevas tecnologías para crear experiencias únicas, siempre con el objetivo de quedarte en la memoria del público. Pues en la actualidad cuenta mucho la experiencia que ofreces, son consideradas como ventajas competitivas.
7.- Aprovecha el poder de las redes sociales y medios masivos para promocionar el evento, haz promoción antes y después del acontecimiento
8.- Mide y evalúa el evento: siempre realiza una conversación post-evento , donde se reúnan cada una de las cadenas que atendió el evento y hacer un check list de las cosas que funcionaron y de las cosas que no.
9.- Después realiza un Plan de Corrección de Errores, es necesario ser transparente con el cliente y lo más importante, arreglar los errores para que no vuelvan a suceder.
Es importante destacar que en la actualidad México ha tenido un incremento en cuanto a congresos internacionales se refiere. Incluso el mismo David Terrab considera que en México se hacen muy bien las cosas, sobre todo en el aspecto de que aquí se organizan convenciones basadas en crear nuevas experiencias con ayuda de instrumentos como las nuevas tecnologías, hay un gran avance sobre todo en la parte de servicios para los clientes.
Cabe mencionar que T&C acaba de abrir oficinas en Madrid España, convirtiéndose en el primer PCO mexicano en abrir una sucursal en Europa. El objetivo es aplicar el modelo empresarial de T&C México con nuevos servicios y procesos que los diferencien en el mercado europeo. El objetivo de esta apertura es para poder captar eventos, empresas y asociaciones europeas hacia México y hacer que la demanda tenga un mayor crecimiento. Si estás interesado en realizar un evento, ve con los expertos: turycon.com.mx
